Ofte stillede spørsmål - FAQ

Du kan begynde med hvad som helst, når som helst. Ryd op i en skuffe, lav en Projektliste, skaf dig en indbakke, ryd op i dine papirer osv.

Når det er sagt, så findes der en enkel start for at øve på dit nye arbejdsworkflow: Papir og blyant. Skriv alt ned, som du fortsat går og tænker på. Definer en næste handling for hver ting. Læg denne liste et sted, hvor du er tryg ved, at den ikke bliver væk for dig.

Til at starte med tager det sædvanligvis et par timer at indsamle de grundlæggende ting, som har din opmærksomhed. Så bruger du nogle timer til at sætte dit listeværktøj op og fylde det med indhold ved at afklare og organisere, det som du har indsamlet.

Du kan fortsætte med at finjustere og forbedre dit GTD system for evigt, ligesom en kreativ proces.

Der findes ingen afbrydelser, bare input som ikke håndteres rigtigt.
Det er måske ikke svaret, som du ønsker at høre, men tænk lige over det: Hvad hander det nye input om? Er du den rigtige modtager? Hvis ikke, så sørg for at uddelegere til den rigtige modtager. Hvis du er den rigtige, hvordan skal det så håndteres? Kan du starte på det nu og være sikker på, at det er det bedste at gøre, i stedet for alt det du ikke gør? Kan du på en enkel måde lave en påmindelse om at håndtere det senere, fordi du har vigtigere ting at tage dig til nu?

Det værktøj som du kommer til at bruge er altid det bedste. Du har kun brug for et listeværktøj og et arkivsystem til at starte med. Du kan bruge en fysisk   notesbog eller vælge et af de mange liste- og arkivværktøjer, som findes på markedet.

Til at begynde med anbefaler vi, at du bruger et værktøj du allerede kender til. Det er bedst at bruge lidt tid på at lære GTD-metodikken, før du udforsker andre værktøjer. Det at lære metodikken og et nyt værktøj samtidigt bliver som regel for meget.

På samme måde som du håndterer al input, som kan være vigtig for dig. Bestem hvad det er, hvad som må gøres (noget overhovedet), og hvor du vil placere det for at kunne forholde dig til det på en hensigtsmæssig måde.

Vælg den fremgangsmåde som du er mest komfortabel med. Du må være i stand til at se det, som du har brug for at se, når du har brug for det, for at være sikker på, at ingen kritiske ting glipper.

Hav det godt med alle ideerne. Det som du skal finde ud af er, om du tror, at du vil gøre noget ved ideen på et senere tidspunkt. Hvis det er det, så brug et godt, hurtigt og let tilgængeligt indsamlings værktøj og skriv det ned. Så skal du finde ud af, hvor du vil gemme det. Hvad er konteksten? Er det en reel ting, som du vil gøre noget ved? Eller er det en ide, som du måske senere vil gøre noget ved? Når du tvinger dig selv til at tage disse beslutninger, vil du med tiden både begrænse dine potentielle forpligtelser på grund af disse tanker, og forbedre din evne til produktivt at udnytte din kreativitet på et senere tidspunkt.

Du har allerede prioriteringer og du kan nulstille eller finjustere dem. Tricket er at identificere og evaluere dine forpligtelser på flere niveauer: Formål, vision, mål, ansvarområder, projekter og næste handlinger. Derefter kan du stole på at din intuitive intelligens vælger de rigtige handlinger fra øjeblik til øjeblik, baseret op hvilket niveau du vælger at fokusere på, og hvad du kan gøre i øjeblikket, ud fra kontekst, tid og energi.

Fortsæt med at bruge metodikken. Vi falder alle af hesten. Hvis du ikke gør det, så er du sandsynligvis ikke lige så produktiv, som du kunne have været. Lad være med at være faldet af hesten for længe. Opdager du, at du er faldet af, så kom op på hesten igen. Det er enkelt, bare indsamle, afklare, organisere, og reflektere over din virkelighed og hverdag.

Hvis du har brug for lidt assistance til at komme op på hesten igen, så kan en certificeret GTD Coach hjælpe dig.

Vis hvordan du selv bruger metodikken. Hvis de er bekymret for at blive overvældet eller hvordan de skal organisere og prioritere ting, så foreslå, at de selv prøver GTD metodikken.

Selve metodikken har ikke ændret sig og det kommer den heller ikke til at gøre. Det som er nyt er, hvor ofte noget er nyt og at der er mange flere mennesker, som har brug for GTD metodikken, for at holde hovedet over vandet.

Hvem i din organisation interesserer sig for gode vaner og for personlig produktivitet? Hvor strategisk vigtigt vil det være, at de forbedrer deres workflow? Overbevis personen om værdien af GTD, som en integreret tankeproces i virksomhedskulturen, for at opnå den type resultater, som kommer når ønsket udkomme/næste handlinger tænkningen er installeret. Ønsker du at spille bold med os, så tag gerne kontakt.

Sørg for at din kalender nøjagtigt beskriver alt, som du ikke kan flytte. Se på kalenderen aftenen forinden. Sørg for at du har lavet Ugentlig Gennemgang tit nok til, at du kan stole på mave fornemmelsen fra øjeblik til øjeblik om, hvad du har brug for at fokusere på.

Vi prokrastinerer sædvanligvis over de ting, som vi ikke helt ved, hvordan vi skal løse her og nu. Sørg for at du har detaljerede næste handlinger defineret for dine projekter, så du enkelt kan gå i gang med dem.

Der vil komme et tidspunkt, hvor du må lavet et filter, som kun slipper de ideer igennem, som du faktisk har lyst til at gøre noget ved, på et senere tidspunkt og tilfældige ideer, som kunne være interessante, på et tidspunkt, men hvor du ikke skal gøre noget ved det lige nu.

Hvis du vil gøre noget ved dem senere, så gem dem i hensigtsmæssige kategorier i et system, som “Vilde ideer som jeg måske vil gøre noget ved…” eller “Potientielle ideer for projekt X…” eller smid ideen i din indbakke og bestem den næste handling senere.

Hvis du arbejder med disse vaner, vil du snart have dit eget begrænsende filter, som kun slipper de tanker igennem, som du gerne gøre noget ved.

Du bør aldrig lave en liste over 2 minutters handlinger. De bør allerede være gjort og de bør gøres samtidig med, at du behandler nye input, ikke hele dagen.

Nej hvis du fået opbygget en bunke af emails, så skal du ikke behandle dem alle på samme måde. Du skal bare håndtere de vigtigste og parkere alle de andre i en mappe, som du kan håndtere senere som et projekt.

Så er det dit job. Hvis “vigtig” betyder at du er ansvarlig for at håndtere dem, så er det sådan. Resten må håndteres senere, når du ikke bliver afbrudt hele tiden. Det kan også være, at du har for mange forpligtelser. Eller at du har for store ansvarsområder og således aldrig mulighed for at komme ovenpå. Hvis det er tilfældet, så må du genforhandle dine ansvarsområder og starte med at sige nej til ting.

Meget mindre tid end det vil tage dig at tænke dig om igen, minde dig selv på og huske alle ting, som har din opmærksomhed.

Hvis du kun ser påmindelser om hvad du skal gøre, når du ser på projekterne, så går du meget sandsynligvis glip af muligheden for at få fremdrift på mange projekter i en og samme kontekst. I byggemarkedet kan du få fremdrift på fem projekter, hvis de er på din “Indkøb (Byggemarked)”-listen. På det næste møde med din partner eller chef kan du få fremdrift på otte projekter, hvis temaerne er organiseret efter “@partner”. Hvis disse påmindelser kun er knyttet til projekterne, hvor mange steder er du nødt til at checke for at blive mindet om, hvad du skal gøre i byggemarkedet, eller hvad du skal tale med din partner om?

Der findes ikke noget som er “bedst”. Det handler kun om, hvad som fungerer bedst for dig. Du må være i stand til at reflektere regelmæssigt over alle projekter og mulig næste handlinger i dit liv. Jo flere lister som du har, jo vigtigere er det, at du har etableret vanen med at se på dem, så ofte som det er nødvendigt, for at du føler dig tryg ved alt det, som du ikke gør.

GTD blev oprindelig lavet for at være en optimal fremgangsmåde til at kunne være spontan og kreativ. Systemet er designet sådan, at du kan få lidt afstand til privatlivet og jobbet, og giver dig friheden til at vælge, hvad du skal gøre og hvornår, uden distraktioner.

Gør begge dele. Nogle gange er det bedst at takle de vanskelige opgaver. Andre gange skal du bare slappe af og tage de små sejre. Stol på din intuition, når du skal vælge, hvad du skal gøre. Det er fantastisk at have valgmulighederne.