I forrige artikel i denne serie gennemgik vi trinnet Gennemgå. Du lærte, hvordan du får overblik og kontrol over alle dine forpligtigelser: Ved at gennemføre en Ugentlig Gennemgang.

Nu skal vi se på, hvordan du bedst vælger, hvad du skal foretage dig på et givet tidspunkt. Getting Things Done-tilgangen lærer dig, at det første sted, du kigger efter hvad du skal gøre, er kalenderen (nej, ikke indbakken!). Herefter ser du på dine lister med Næste Handlinger. Du har i tidligere artikler lært at lave lister, som er inddelt i kontekster – fx @kontor, @hjemme og @ring til.

I workflowet i GTD er det sidste trin Udføre. Her bruger vi begrænsende kriterier til at hjælpe dig med at vælge, hvilken opgave du skal udføre. Dette vælges ud fra hvor du er og hvad du har tilgængeligt, samt hvor meget tid du har til rådighed og hvor meget energi du har.

Kontekst

Den første begrænsning i hvad du kan foretage dig er, hvor du er og hvad du har – altså, i hvilken kontekst befinder du dig? At kunne se, hvad du kan foretage dig, ud fra konteksten, er essentielt for at undgå at blive overvældet over alt det, du kan foretage dig. Hvis du ser på den komplette liste er den ofte meget lang, hvilket underbevidst vil frastøde dig. Du skal kun se på de træer, du faktisk kan fælde. Derfor ser du kun på de relevante lister. Hvis du er på kontoret giver det nok mening, at se på @kontor og @ring til listerne, fremfor @hjemme.

Tid

Har du kun 15 minutter før dit næste møde, er det uhensigtsmæssigt at starte på en opgave, som tager en time. Find en handling du kan færdiggøre indenfor tidsrammen.

Ressourcer

Mange begår den fejl at vælge opgaven med højeste prioritet, uanset dagsformen. De tvinger sig selv til tunge mentale løft når de egentlig burde tage en lur. Hvor meget hjernekraft har du tilgængelig lige nu? Er du helt udkørt? Så vælg en opgave, som ikke kræver den store tankegang.

Afslutningvis et lille tip: Lav en kontekst som hedder @udkørt, hvor du placerer opgaver som at tømme affald, makulere, fylde clips-maskinen etc. Disse kan du tage dig af når din mentale båndbredde er i bund. God arbejdslyst!

Dette er den sidste artikel i serien om de fem trin i workflowet. Du kan se alle artiklerne her.