Principperne bag GTD kan ses mange steder, nogle gange også i de mere simple ting i hverdagen. Herunder en historie fra GTD® Trainer Lars Rothschild Henriksen om årsagen til, at du ikke får arbejdet effektivt med de store strategiske projekter.
Min torsdag startede stille og roligt. Jeg har et foredrag i aften, så jeg tog en rolig formiddag efter et tidligt online-møde hjemmefra. På vej mod kontoret kunne jeg passende lige svinge forbi genbrugsstationen med endnu et læs (vi har netop flyttet).
En enkelt pose med blandede ting havde sneget sig ind i samlingen.
Tingene var sat til side, klare til at komme på genbrug – pap for sig, hård plast for sig, blød plast for sig etc. Næsten. En enkelt pose med blandede ting havde sneget sig ind i samlingen.
Jeg kiggede i den.
Kiggede på klokken.
Jeg kunne egentlig godt tage tiden til lige at sortere det. Men nu var jeg jo lige på vej ud af døren, opsat på at komme afsted og det hele var ellers klart… Så posen står stadig derhjemme.
Hvordan vi naturligt arbejder
Hvorfor fortæller jeg dig om min formiddag på genbrugspladsen? Fordi det siger noget om, hvordan vi naturligt får tingene gjort. Specielt når det går stærkt (eller vi siger til os selv, at “vi har travlt”).
Vi foretrækker de lette ting. De ting, som ligger klare foran os. Ting som er gjort klare.
Når tingene er blandede og vi er klare til at arbejde, så springer vi dem over medmindre vi er i “finde ud af”-mode (det vi kalder at definere arbejdet i GTD-termer). Og det er vi desværre kun en brøkdel af dagen.
Hvordan får vi arbejdet på de strategiske ting?
Se nu på din egen liste for i dag – hvordan ser den ud? Er den en blandet landhandel med ting som “Udkast Thomas” og “Budget”? Spredt i notesbøger, Post-It’s og mails? Flere notesbøger, siger du?
En klar liste med ting, som er tænkt igennem.
Hvis du skal få lavet de rigtige ting, få hul på de strategisk vigtige ting fremfor evig brandslukning, så kræver det en knivskarp liste. En liste, hvor du har samlet alle potentielle ting, du kan foretage dig. En klar liste med ting, som er tænkt igennem.
Problemet er, at hvis du ikke tænker tingene igennem, så vil du naturligt komme til at plukke fra den lette bunke. “Jeg når aldrig de store strategiske ting” er ofte en konsekvens af, at dit system ikke er sat op til at fungere optimalt med din hjerne.
3 tips til at få arbejdet på de store strategiske ting
Her er 3 gode råd til at få arbejdet på de rigtige ting, på de rigtige tidspunkter.
1. Undgå flere forskellige uklare lister
Få samlet dine lister i et godt system og skriv dine lister med en klar næste handling ved at Afklare ting, der er landet i din verden ved hjælp af Afklaringsflowet herover.
2. Få tænkt tingene igennem når de lander i din verden
En af de primære årsager til at ting strander i din verden er, at du ikke får taget en beslutning omkring dem. De fleste tager beslutningen når tingene begynder at brænde på. Træn dig selv i at tage beslutningen om en næste handling når de første gang har din opmærksomhed (trin 2 og 3 af de 5 trin).
3. Tænk dine mails igennem for modtageren
Et klassisk tegn på en erfaren GTD’er er, at de sender kloge mails. Et eksempel på dette er ofte, at de sender mails med klare emner (ret om nødvendigt i emnet før du svarer) og at handlingen formuleres klart for modtageren – her er problemet, her er målet, her er det, som jeg har brug for at du gør. Se om du kan Afklare dem (delvist) for modtageren – det hjælper modtageren meget og øger betydeligt sandsynligheden for et hurtigt svar.
Ovenstående tips vil hjælpe dig med at arbejde mere effektivt og få klaret endnu flere af de strategiske ting i dit arbejde og liv. Og mig? Jeg har afklaret, at jeg skal have sorteret den blandede pose…
