Der vil altid være behov for at afklare emner i møder, men nyere undersøgelser viser, at ledere bruger hele 2 dage om ugen på møder – kan vi måske nedbringe antallet en smule? Og måske tage de resterende møder og gøre dem så produktive som muligt, både på individuelt niveau og i fællesskab? Find 3 gode råd til dette herunder.
Vær på forkant med dine e-mails
Hvad har dine mails med møder at gøre? Vores erfaring er, at man oplever et tydeligt fald i møder, når ansatte i en afdeling/virksomhed lærer GTD. En af de primære grunde er, at folk får styr på deres indbakke. Når alle kommer til bunds i indbakken og vi får svar på vores mails, forsvinder (eller minimeres) mange møder fordi flere emner er afklaret digitalt.
..sørg for at komme i nul jævnligt
Ikke mindst på lederniveau er mails ofte en flaskehals (pga volume og behov for tids- og energikrævende beslutninger) – hele afdelingen (inklusive personlige assistenter) oplever tydeligt ketchup-effekten, når alle arbejder mod Inbox Zero. Tingene afklares effektivt og behovet for møder falder tilsvarende, så sørg for at komme i nul jævnligt.
At holde fokus: De 5 trin
Mange har problemer med at holde fokus (selv guldfisken har overhalet os) og dette gælder ikke mindst i møder. Mindre fokus betyder mindre produktive møder – hvad kan vi gøre?
Med udgangspunkt i de 5 trin anvendt på møder, så er Indsamle-trinnet ekstra vigtigt – både for at kunne holde fokus og for at kunne huske, hvad du vil huske fra mødet. Brug gerne papir til dette. Sørg for kun at Indsamle, læg noterne i din indbakke og på et passende tidspunkt gennemgår du dine noter – altså Afklare og Organisere.
Hold fokus på at Indsamle
Disse aktiviteter kan være svære at skille ad medmindre man er eksplicit opmærksom på det. Mange af os har vænnet os til, at når vi har modtaget information, så begynder hjernen at løse opgaven. Medmindre dette er formålet med mødet (fx en brainstorm), så fører det desværre til, at du ikke forbliver mentalt i mødet – hvis du begynder at analysere, så går du glip af mødet.
Hold derfor fokus på Indsamle. Væn dig til at lægge mødenoterne i indbakken og gennemgå dem på et mere passende tidspunkt efter mødet – senest 24-28 timer senere, ligesom ved alle indbakker.
Vær skarp på alle mødets perspektiver
Når du har godt styr på de 5 trin er et naturligt næste skridt i GTD at arbejde med fokushorisonterne. Man kan se disse som perspektiver at se ting på, helt fra det ypperste (formål) til det mest enkle (den næste handling).
Set i forhold til møder kan du eksempelvis prøve at afklare følgende spørgsmål:
- Hvad er formålet med mødet?
- Hvad er det ønskede udfald af dette møde?
- [Afvikle mødet]
- Hvad er de næste handlinger?
- Hvem har den næste handling?
Prøv at holde specielt øje med de sidste to i dine kommende møder. Alt for mange møder ender med at deltagerne måske har fået tildelt opgaver, som de måske har fået tilstrækkeligt beskrevet og som måske haster… Vær helt skarp på disse, før mødet afsluttes – hvad er den næste handling og hvem har den?
At kunne holde fokus er en essentiel del af møder (og ens hverdag generelt) og mange oplever en betydeligt større ro og evne til at kunne fokusere efter implementering af GTD. De 5 trin vil hjælpe dig med dette, læs mere i GTDnordic’s gratis e-bog om de 5 trin og se mere om de meget roste dagsseminarer i GTD her (Fundamentet-seminaret fokuserer netop på de 5 trin).
