Produktivitetstræning for teams og ledere

Vital Learning leverer produktivitetstræning til virksomheder, ledergrupper og teams i Danmark, Grønland, Færøerne og Norden.

Metoden hedder Getting Things Done® (GTD) og forløbene faciliteres primært af Lars Rothschild Henriksen, certificeret Getting Things Done® Master Trainer.

Problemet er sjældent, at folk arbejder for lidt

De fleste ledergrupper, vi møder, lægger rigeligt med timer i deres arbejde. Problemet er manglen på et knivskarpt overblik. Arbejdet ligger spredt ud over mails, chats, møder, hovedet og en håndfuld noter, og ingen kan se helheden på én gang. Dermed bliver prioritering i praksis til gætteri, og travlhed til en permanent tilstand frem for en periode. Sætningen “Vi skal bare lige igennem de her 3 uger” gentages hver 3. uge.

Produktivitetstræning, der virker, handler derfor ikke om at presse mere ind i kalenderen. Den handler om at etablere et system, hvor alt, der kræver opmærksomhed, er fanget ét sted, afklaret og organiseret så beslutningen om, hvad man laver nu, kan træffes på et fuldstændigt grundlag i stedet for på det, der lige råber højest i øjeblikket.

Hvorfor overblikket forsvinder

Arbejde kommer ind ad flere kanaler, end noget menneske kan holde styr på i hovedet: Mail, chat, møder, en kollega stikker hovedet ind, en tanke i bilen. Så længe en del af det kun findes ét sted – i hukommelsen – bruger hjernen kapacitet på at holde det i live i stedet for på at tænke. Det er dét, der føles som travlhed, også på dage hvor der objektivt ikke er så meget at lave.

Getting Things Done® er fem trin, der tages i rækkefølge, og det er rækkefølgen, der gør arbejdet:

1. Indsamle – alt, der kræver opmærksomhed, ud af hovedet og ind i et indsamlingsværktøj. Ikke sorteret, bare grebet.
2. Afklare – for hver ting: hvad er det, og kræver det en handling? Hvis ja, hvad er så det allernæste fysiske skridt? De fleste to-do-lister består af overordnede emner, ikke af konkrete skridt, og det er derfor de står stille.
3. Organisere – udfaldet lægges der, hvor det bliver set på det tidspunkt, de kan udføres.
4. Reflektere – den ugentlige gennemgang, hvor systemet bliver klart til ugerne der kommer. Det er trinnet, mange kommer til at springe over, og det er netop trinnet, der hjælper med at sørge for at der er styr på de andre trin.
5. Udføre – beslutningen om, hvad man laver nu, træffes på et fuldstændigt grundlag i stedet for, at vi blot kaster os over det, der råber højest.

Springes ét trin over fungerer de andre mindre godt. Indsamler man uden at afklare, får man en lang liste, ingen tør kigge på. Afklarer man uden at reflektere, får man et system, der var rigtigt for tre uger siden.

Når kalenderen er fuld, og arbejdet ligger udenfor

To mønstre går igen i danske ledergrupper. Kalenderen er booket fra 8 til 16 med møder, og det egentlige arbejde bliver skubbet ud til aftentimerne. Og en stor del af møderne findes, fordi ingen kunne se status uden at spørge hinanden.

Overarbejde er sjældent et spørgsmål om mængde alene. Det opstår, når beslutninger om, hvad der skal laves, træffes oveni alt det andet arbejde – så bruges dagen på at finde ud af, hvad dagen skulle bruges til, og udførelsen forsinkes.

Vi lover ikke en bestemt procent færre møder. Vi arbejder med, at de møder, der bliver tilbage, har et formål, der ikke kunne være løst med et velfungerende overblik.

Personlig effektivitet og tidsstyring – og hvorfor vi ikke kalder det det

Kurser i personlig effektivitet og tidsstyring findes i mange former, og de fleste handler om at prioritere bedre inden for den tid, der er: Matricer, tidsblokke, teknikker til at sige nej.

Men prioritering er en beslutning, og en beslutning kan kun blive så god som det grundlag, den træffes på. Kan man ikke se alt, man har forpligtet sig til, på én gang, er prioritering i praksis et gæt ud fra, hvad man kan huske. Derfor bruger vi tiden på at få det fulde billede etableret først – så bliver prioritering væsentligt lettere af sig selv.

Det er stadig tidsstyring i den forstand, deltagerne måske søger: Færre ting, der falder på jorden, og mere ro og kontrol. Vejen derhen går bare ikke gennem endnu et system til at presse mere ind i kalenderen. Healthy High Performance.

Hvad vi tilbyder

• Getting Things Done® – grundforløbet i den metode, David Allen udviklede. Indsamle, Afklare, Organisere, Reflektere og Udføre, sat i system. Disse kurser findes i 3 niveauer, som deltagerne kan tage sekventielt i deltagernes foretrukne tempo – GTD Level 1, 2 og 3.
• GTD-coaching – individuelle forløb for ledere, der vil have systemet implementeret i deres egen hverdag, skræddersyet til deres behov.
• Virksomhedstilpassede forløb – hele afdelinger eller ledergrupper, der skal arbejde på samme måde, så man både bliver mere produktiv og mindre stresset.

Hvad en ledergruppe typisk får ud af det

• Ét samlet overblik over alt, hvad vi har forpligtet os til.
• Færre ting, der falder mellem to stole
• Et fælles sprog for, hvad der er et projekt, og hvad der er næste skridt
• Mindre mental belastning: Brug hjernen til at få idéer, ikke til at gå og huske på ting

Ofte stillede spørgsmål

Relaterede områder

SDI 2.0 · Lederudvikling · Kommunikationstræning · Adfærdsændring · Interne trainere

Kontakt

Vil du vide, om det her passer til jeres situation? Tag kontakt for mere information eller book et møde, så tager vi en kort samtale om, hvorvidt GTD vil passe ind hos jer.