Hvordan ser det ud når GTD er tænkt ind i et firmas processer? Og hvilken betydning har det for firmaet og dets medarbejdere? Vi har snakket med et firma om netop dette, læs mere herunder.
Vi er 5 ansatte og har lige nu gang i ca. 300 projekter i firmaet. Vi kan slet ikke huske alle de projekter og det skal vi heller ikke. Vores CRM-system er bygget til at følge processerne og håndtere det for os, så vi kan fokusere på det, der er vigtigst.
Sådan lyder det fra Rune Breinholt Andersen fra Bahnhof Reklame- og Webbureau. Firmaet laver hjemmesider, grafisk design og softwareløsninger og har siden 2013 brugt Getting Things Done® (GTD) efter at han og co-founder Michael S. Nielsen blev introduceret til teknikkerne af en kunde.
“Før vi brugte GTD var det svært at få overblikket og vi brugte meget tid på at gå og huske, hvad det var vi skulle gøre.” fortæller Rune. De har sidenhen konfigureret deres CRM-system, Daylite, til direkte at understøtte processerne i GTD. “Alt det, vi har brug for, ligger i systemet, så vi skal blot logge på og så viser systemet, hvad vi kan og bør arbejde på, på et givent tidspunkt”.
Hjernen i vores virksomhed
“GTD-systemet er hjernen i vores virksomhed” forklarer Rune, og fortsætter: “Noter, der foretages i et kundemøde, lægges direkte ind i systemet. Hvis der tages billeder eller noter på papir bliver disse efterfølgende overført til systemet. Efter mødet gennemgås materialet og eventuelle projekter og næste handlinger registreres i systemet.”
Forløbet startes allerede fra første kundehenvendelse – så snart en henvendelse fra en kunde kommer ind eksempelvis via e-mail, så oprettes et projekt og en tilhørende næste handling. Hvis der skal svares indenfor et vist tidsrum, så registreres dette også.
Også tjeklister er implementeret i virksomheden: “Vi har kortlagt processerne for alle vore opgaver – hvad skal vi eksempelvis sørge for at gennemgå med en kunde for at være sikker på at bibeholde en konstant høj kvalitet. På sigt vil vi faktisk gerne ISO-9001-certificeres fordi vi er så strømlinede omkring vores procedurer.”
En mindre stressende hverdag med GTD
“Hverdagen bliver nemmere for os, fordi vi i hverdagen primært skal forholde os til at udføre opgaverne. Vi har begge oplevet en hverdag uden GTD i andre bureauer og det er langt mindre stressende med GTD. Vi kan stole på, at intet falder mellem to stole og det hører vi også fra kunderne – de føler virkelig, at de er vores eneste kunde fordi de oplever os være så meget på. Vi kan som alle andre blive forsinkede, men så er det let at kommunikere rettidigt til kunden og finde nye løsninger. Kunderne er mere glade og det samme er vi.”
Bedre for medarbejderne og kreativiteten
Rune fortæller, at de ikke har undersøgt årsagen nærmere, men de har ingen tilfælde af stress og minimalt sygefravær. Derudover er de meget beskyttende overfor medarbejderne: “Ofte ser man i branchen, at medarbejderne overlæsses med opgaver. De får ikke løst opgaverne før de får hældt endnu flere over sig og pludselig sidder alle med 10 projekter, der skal gøres færdig på samme tid. Så er der ikke tid til at levere den høje kvalitet og det går ud over både kunder og medarbejderens faglige stolthed. Hos os har man fokus på én opgave ad gangen – mere produktivt og mindre stressende. Mere ro og plads til at levere et ordentligt produkt.” fortæller Rune.
Man kan ikke være kreativ på kommando
Også kreativiteten får bedre arbejdsvilkår: “Specielt indenfor den kreative branche er det uvurderligt at kunne fokusere. Man kan ikke være kreativ på kommando og vi kunne ikke være så kreative uden GTD. Når man er i fasen, så er det super vigtigt at kunne blive og arbejde videre i det kreative moment – det kræver tid og plads, som vi får ved at effektivisere de andre opgaver.”
Udover dette fortæller Rune, at der er meget lidt brok på arbejdspladsen – folk stoler på hinanden og hvis der er noget, som nager folk, så tager man naturligt fat i det og får det løst.
Fokushorisonter på virksomhedsplan
“Vores næste skridt er at implementere fokushorisonterne på virksomhedsplan. Vi er i gang med en udvikling, som kræver at vi nu får endnu mere overblik på den lange bane, så det bliver nødvendigt. Og samtidig skal hver enkelt medarbejders forståelse af GTD løbende forbedres, så de har de bedste forudsætninger for at anvende teknikkerne optimalt” lyder det fra Rune.
Han afslutter med en refleksion omkring GTD: “Vi har taget en del elementer til os og arbejder godt med dem, men vi har kun kradset i overfladen og kan dykke endnu længere ned – det fungerer rigtig godt allerede nu, hvordan mon det ikke fungerer hvis vi gjorde det endnu bedre?”
Hvordan ser det ud i jeres virksomhed – kunne I have glæde af at vurdere teknikkerne fra GTD i forhold til jeres arbejdsgange? Kunne jeres ansatte have glæde af at blive bedre rustet til at håndtere alle deres opgaver? Hvis vi kan hjælpe, så kontakt os gerne for at høre mere.
