For at etablere og beholde det fulde overblik over alle de ting, du har påtaget dig at gøre, har du brug for lære nogle nye færdigheder. I Getting Things Done® (GTD)-metodikken deles denne proces op i fem simple trin.
De fleste af os tænker ikke på opgavehåndtering som en færdighed for sig. På grund af det, har vi måske ikke et særligt tydeligt billede af, hvordan vi foretager denne handling. Dette kan medføre, at vi forsøger at tage mere eller mindre effektive teknikker i brug til at håndtere alt det der sker i vores liv. GTD lærer dig de følgende fem trin:
Indsamle – Afklare – Organisere – Reflektere – Udføre
I de kommende uger vil jeg gennemgå hvert af disse trin i detaljer. Du vil få konkrete tips til, hvordan du kan blive mere bevidst om, hvordan du håndterer alle livets forpligtigelser med denne tilgang. Herunder er en kort oversigt over de forskellige trin.
Indsamle
Sørg for at indsamle alt det, der har potentiel betydning for dig og som du måske skal gøre noget ved. At indsamle alle tingene, alle de løse tråde i dit liv, betyder ikke, at du har besluttet at du skal gøre noget med dem. Placér det hele i en eller flere indbakker, digitale og/eller fysiske, så få som muligt. Tøm dit hoved for alle forpligtigelser, du går og husker på, ved at skrive dem ned og lægge dem i indbakken.
Afklare
Tag én ting af gangen fra indbakken. Spørg dig selv: Hvad er det? Er det noget jeg skal handle på? Svaret er enten ja eller nej, og du må ikke lægge noget tilbage i indbakken.
Organisere
Er svaret nej? Så skal det enten smides ud, arkiveres eller lægges i en “ruge på”-liste til senere brug.
Er svaret ja? Så spørg dig selv: Hvad er den næste fysiske synlige handling jeg kan foretage mig? Hvis det tager under to minutter, gør det med det samme (uanset hvor vigtig den er). Alternativt, er du den rette person til opgaven eller skal den uddelegeres? Hvis den skal uddelegeres, gør det og notér at du afventer at denne person udfører opgaven. Hvis ikke, så skrives den næste handling ind i kalenderen eller på en opgaveliste. Sidst tager man et skridt tilbage og spørger: Kræver det mere end én handling at blive færdig med denne ting? Så skriv det endelige mål ned på projektlisten.
Reflektere
Referer dagligt til dine lister, for altid at have overblikket over, hvad du kan og skal foretage dig. Mindst ugentligt gennemgår du desuden hele dit system, alle dine lister, for at sørge for, at du har tømt hovedet og at alt er up-do-date.
Udføre
Se på din liste over næste handlinger for bedst at vurdere hvad du skal foretage dig. Vælg intuitivt.
Dette er de fem trin i opgavehåndtering. Måske er der nogen du allerede er god til og nogen du kan blive bedre til? I de kommende indlæg går vi i dybden med hver af dem.
