De fleste har rigtig mange mails i deres indbakke, hvilket skaber både stress og mental uro hos ejeren. Grunden til rodet i indbakken er simpel: Du har ikke lært at håndtere den mængde mails du modtager! Hvis du ønsker at opnå mere kontrol og mindre stress, er du nødt til at håndtere indbakken anderledes. Den gode nyhed er, at det er let at lære processen, som viser dig vej til bunden af indbakken: Inbox Zero.
Hvordan håndterer de fleste deres mails? Forestil dig, at alle deres mails er printet og placeret i en høj stak på skrivebordet. Man stirrer op og ned ad stakken, tager et papir ud, kigger på det, og sætter det ind igen. Dette fortsætter man med indtil man finder en mail, man har lyst til at tage sig af. Man svarer på den og efterlader den hvor den var.
Tænk hvis du brugte din postkasse på samme måde!
Fordi mange bruger indbakken på på denne måde, ser de på hver mail hele 12 gange i gennemsnit!
https://www.youtube.com/watch?v=dMOwZ0tA4tI
Konsekvensen er, at de stresser mere over tingene fordi de mangler overblik over alt det de skal, de bruger mere energi fordi de skal læse og forstå hver mail hele tiden, kollegerne bliver sure fordi de aldrig får svar etc. etc… Det er på høje tid, at alle får styr på indbakken.
3 mapper
3 mapper er faktisk alt, hvad du har brug for, når du flytter mails ud af indbakken.
- @Action – en mappe til de mails, du skal gøre noget ved/ud fra
- @Venter på – en mappe til de mails, du afventer svar på
- Arkiv – en mappe til de mails, du vil gemme
Hvorfor “@” foran? På denne måde sorteres de øverst i listen over mapper, så du let kan komme til dem. Derudover anbefaler vi, at du slår automatisk hentning af mails fra hvis du kan – undgå forstyrrelser, og bestem selv hvornår mails skal hentes.
Kom til bunds i indbakken: Processen
At komme til bunds i indbakken er faktisk ikke svært – processen er simpel og let at lære. Det starter med hvad, vi i Getting Things Done® (GTD) kalder Afklare. Det foregår ved at stille dig selv en række spørgsmål.
Processen er simpel og let at lære.
Tag én e-mail og spørg dig selv: Er det noget jeg skal gøre noget ved eller ud fra nu? Og det er vigtigt, at du tager denne beslutning med det samme.
- Er svaret nej? Så har du tre muligheder.
- Slet mailen – hvis du ikke har brug for den
- Flyt den til Arkiv-mappen – hvis du kan få brug for den senere
- Flyt den til en liste med Engang/Måske – en separat liste med ting, du måske vil gøre en dag, men ikke lige nu. Flyt derefter mailen til Arkiv eller slet den.
- Er svaret ja? Så skal du bestemme den næste handling og spørge:
- Tager dette under to minutter? Så gør det med det samme, uanset hvor vigtig den er!
- Er jeg den rette person til at udføre det?
- Hvis ikke, så uddeleger den og noter at du afventer svar ved at flytte den sendte mail til @Venter på
- Hvis du er den rette person, så flyt den til @Action-mappen
Gør dette for hver mail og du vil til sidst have en tom indbakke! Det betyder altså ikke, at du er færdig med hver mail – det betyder blot, at du har besluttet hvad du skal gøre med den og placeret den tilsvarende.
At arbejde med denne nye struktur
Nu er du klar til at få gjort noget ved dine mails. Tjek din @Venter på-mappe og se, om der skal følges op på noget. Tjek din @Action-mappe og kom videre med de mails, du skal arbejde med. Dette vil være meget lettere for dig end tidligere, fordi din hjerne ikke skal beslutte, om den skal gøre noget ved en mail – det ved du allerede. Og med passende intervaller tjekker du for nye mails og gennemgår ovenstående proces med at tømme indbakken. Prøv det!
Der findes (næsten) ikke noget bedre end en tom indbakke…
Du kan finde flere artikler, tips og information om GTD her. Hvis du er interesseret i at lære GTD kan du se mere om vores seminarer her og hvis du kunne tænke dig at modtage fremtidige artikler direkte i din indbakke, kan du tilmelde dig vores nyhedsbrev her.
