Alle ved, at det er vigtigt at lave én ting ad gangen. Når vi kigger nærmere viser det sig, at alt arbejde lander i 3 forskellige kategorier. Hvad er disse 3 former for arbejde? Og hvordan spiller de ind i vores valg af en given arbejdsopgave? Læs med herunder.
Billedet er det samme, næsten uanset hvilken arbejdsplads jeg besøger: Alle har et relativt højt antal arbejdsopgaver, nye kommer ind hele tiden og man gør sit bedste for at komme ovenpå. Løsningen for mange er desværre, at de arbejder på mange ting på samme tid.
Nogle arbejder også på mange ting, fordi de har svært ved at vælge det rigtige at arbejde på. De har ikke overblikket og søger (ofte ubevidst) stramme deadlines – for dem kan dette være en befrielse, for så skal de ikke beslutte hvad de skal arbejde på!
..multitasking er normen
Multitasking er tillokkende, det føles som om vi får klaret mere, men alle undersøgelser viser, at det ikke er vejen frem. Det øger sandsynlighed for fejl, øger den tid en opgave kræver og det sænker din mentale kapacitet til at udføre opgaven. Og alle undersøgelser af stress viser, at længerevarende arbejde under pres ikke er godt for sundheden.
De 3 former for arbejde
Når vi ser på de ting, du foretager dig i løbet af en arbejdsdag, så falder de alle overordnet i 3 kategorier – 3 former for arbejde.
- Definere arbejdet
At gennemgå alle sine input og finde ud af, hvad man skal med dem (de første 3 trin i GTD) - Planlagt arbejde
Dette er arbejdet, du har stående på din liste (med næste handlinger) - Uplanlagt arbejde
Når du tager telefonen eller en kollega kommer forbi skrivebordet med et spørgsmål
Ved at blive eksplicit opmærksom på dem er det lidt lettere at arbejde på én ting ad gangen – altså, at du ikke multitasker.
Hvordan ser de ud i eksempelvis min hverdag?
Flowet i en arbejdsdag
Efter ankomst på arbejdet er første stop kalenderen. Har jeg tid til at arbejde før første kalender-aftale? I så fald stiller jeg mig selv spørgsmålet: Hvad giver mening for mig at gøre nu – planlagt arbejde eller at definere mit arbejde?
- Definere mit arbejde
- Jeg tømmer e-mail-indbakken & mine andre indbakker og får det hele lagt ind i mit system. Alle indbakker tømmes minimum hver 24-48 timer (nogle indbakker som fx mails tømmes flere gange dagligt)
- Udføre planlagt arbejde
- Har jeg noget (mere) stående, som skal klares i dag (altså som heldags-aftale)? Så arbejder jeg først på det
- Har jeg nogle Venter-på, som jeg gerne vil følge op på i dag? Hvis det blot er simple opfølgninger får jeg dem klaret
- Hvor meget tid har jeg og hvad er mit energiniveau? Ud fra disse vælger jeg den næste handling, der giver mest mening at arbejde på (ofte, men ikke altid, det med højest prioritet)
- Uplanlagt arbejde håndteres løbende
- I takt med at det dukker op tager jeg stilling til, om jeg vil tage mig af det nu eller vende tilbage til det senere (om jeg vælger at tage telefonen eller jeg lader den ringe og noterer mig at ringe tilbage senere)
Når jeg er færdig med en opgave – planlagt, uplanlagt eller at definere arbejde – så starter jeg forfra med første spørgsmål. Hvilken af de tre typer arbejde, jeg vælger at bruge min tid på, er et valg i øjeblikket – det vigtigste er, at der gøres én ting ad gangen.
Sådan ser min arbejdsdag ud fra et lidt højere perspektiv – hvad med din? Kan du undgå multitasking ved at se på dit arbejde ud fra disse 3 typer? Skal du måske arbejde på at fordele tiden anderledes mellem de 3?
