Det kan være svært at følge med når arbejdsugen galoperer afsted. Ikke mindst når de uforudsete ting kommer flyvende ind fra højre – hvad var det, vi skulle gennemgå i mødet? Læs en GTD’ers historie om netop dette herunder.
En tidligere seminardeltager sendte fornylig en mail med følgende indledning:
I morges var mit fly forsinket, og jeg blev nødt til at aflyse et planlagt møde. Allerede før jeg tog afsted havde jeg en opringning med en hastesag, som skulle løses med det samme, og efter vi landede havde jeg på vejen til arbejde tre sagsbehandlere i røret med forskellige hastesager, som også skulle håndteres.
En hård start på arbejdsugen! Du når ikke engang på arbejde inden du er blæst ud af kurs og dagens planer er gjort forældede – lyder det bekendt?
At være forberedt på det uventede
I “gamle dage” forsøgte folk at planlægge deres dage på forhånd. Det var svært dengang og det er nærmest håbløst i dag, hvor verden ændrer sig så hurtigt. Et uventet møde. Hastesager. Et opkald fra en kollega, som rydder dagens planlagte begivenheder – uforudsete ting dikterer dagens fokus.
Det bliver lettere at håndtere forstyrrelser
Når folk begynder at anvende GTD oplever mange, at en betydelig del af brandslukningen forsvinder, fordi man kan komme på forkant med sit arbejde. Og det bliver lettere at håndtere de forstyrrelser, der altid vil eksistere i din verden – du har værktøjerne til at håndtere dem og du er bedre forberedt til dine eksisterende planer.
“Jeg havde glemt, at jeg var forberedt”
Dette var netop seminardeltagerens oplevelse, som fortsatte:
Derfor var jeg noget presset, da jeg endelig ankom på arbejdet – kort tid før et vigtigt møde med nogle eksterne leverandører. Før jeg gik til mødet, ville jeg sætte mig ned for at skrive en liste over de vigtigste aktiviteter, der bare skulle gennemføres i dag. Her kom jeg så i tanke om, at det nok var en god ide at begynde med at kigge i mit system. Og her fandt jeg til min overraskelse en liste med en komplet oversigt over alle dagens opgaver, inklusive en fyldestgørende agenda for mødet.
Med agendaen i hånden kunne jeg gå velforberedt til mødet
Det viste sig, at jeg havde udarbejdet listen efter min ugentlige gennemgang fredag eftermiddag og derefter glemt alt om det i weekenden. Med agendaen i hånden kunne jeg gå velforberedt til mødet og derefter fortsætte med dagens opgaver – uden at blive stresset over det, på trods af den måde hvorpå dagen startede.
Det viser bare, at selvom man er ved at drukne i ikke-planlagte opgaver, så er det en stor hjælp, til at opnå ro i sindet, at man har et pålideligt system som bagstopper. Endnu engang tak for et godt kursus – jeg ser frem til det næste :-)
Ovenstående historie beskriver rigtig fint, hvordan GTD kan se ud i en danskers hverdag. Har du en historie, du gerne vil dele? Så skriv endelig til os. Og hvis du gerne vil lære teknikkerne i seminaret, så se mere om Fundamentet-seminaret her.
