En af de mest klassiske udfordringer, vi møder, er kalenderen. Eller, kalenderen er jo uundværlig. Men manglen på luft i kalenderen, som ofte giver følelsen af manglen på kontrol over sin hverdag. Måske en meget deadline-dreven hverdag, hvor få ting bliver streget på todo-listen? Læs herunder om, hvorfor og et tip til, hvordan du skaber luft i kalenderen.
Efter sommerferien stod det klart, at jeg havde gentaget samme “succes” som sidste år: Jeg havde overbooket mig selv. Ting, som blev parkeret før ferien, blev alle planlagt til genoptagelse lige efter ferien – helt uden hensyntagen for arbejde, som var opstået henover ferien, samt alt det uplanlagte arbejde, som nu engang opstår…
Men det viser meget fint, hvor let det er at gøre – du har sikkert prøvet det selv! I både kurser og coaching ser vi nemlig næsten altid, at folk ikke har luft nok i deres kalendere.
En af grundene er, at det kan være svært at holde fast i luften i kalenderen. Måske kan andre se og booke dig i din kalender? Men måske også, når du selv ser på den?
“Har du 45 minutter på tirsdag?” er let at svare ja til, hvis du lige kan se, at der jo er en ledig plads.
Men er der egentlig plads..? 🤔
Møder og andre aktiviteter fylder let en kalender op og du er den eneste, der kan sørge for, at der er luft til:
- At holde dig ovenpå dine inputs (emails etc)
- At håndtere uplanlagt arbejde (du ved jo, at det kommer)
- At få sat flueben på to-do-listen (medmindre dit job blot er at sidde med i møderne)
Hvis du allerede er GTD’er, så vil du genkende ovenstående fra de 3 former for arbejde: At definere arbejdet, uplanlagt arbejde og planlagt arbejde.
I så fald ved du måske også, at en betydelig del af din dag ofte går med uplanlagt arbejde – 30-70% af dagen er ganske normalt. Men hvordan hænger det sammen med en 8 timers arbejdsdag?
Lad os sige, at du har 3 timers møde på en dag. Du skal måske bruge 1 time på at holde dig ovenpå indbakken/mødenoter og så kommer de 2,5 times uplanlagt arbejde. Du har altså kun 1,5 time til alt det andet – ting fra todo-listen men også frokost, være social, nå toiletbesøg og alt det andet… og det er endda ved “kun” de 30% uplanlagt arbejde.
Hvordan skaber jeg mere luft?
Der kan være mange årsager til den manglende luft, så lad os fokusere på et simpelt sted at starte. Vi har brug for luft i kalenderen, men det kan som sagt være svært. Hvad kan man gøre?
Fornyelig havde jeg en session med en coaching-klient, hvor jeg delte et tip, som jeg selv er begyndt at bruge: Lav gentagende blokke med tid til dig selv i kalenderen.
- Blokke, som hjælper dig med at undgå en overbooket kalender (både af dig selv og af andre).
- Blokke, som du kan bruge til at få klaret ting fra todo-listen eller få tømt indbakken.
- Blokke, som kan bruges til det, du føler er det rigtige at gøre i et givent øjeblik – sætte et flueben mere eller stræk benene og få lidt frisk luft.
Måden jeg selv har gjort det på er, at I mit tilfælde har jeg skrevet, at disse kan flyttes, så kollegaer stadig kan booke mig til møder.
Vær god ved dit fremtidige jeg og giv dig selv mere tid. Åbn din kalender nu, se lidt frem i kalenderen og opret en gentagende aftale i din kalender til dig selv.
Dit fremtidige jeg vil takke dig 😊
Denne artikel er skrevet baseret på dette indlæg skrevet af Lars på LinkedIn – connect gerne med Lars for at få flere tips via LinkedIn!
