To gode listetyper at være bekendt med er Agenda- og Venter-På-listerne. Har du ting, du skal snakke med andre om? Ting, hvor du afventer andres feedback? Læs herunder, hvordan du bedst organiserer dem i dit system.
Livet og hverdagen bevæger sig hurtigere end nogensinde før. Vi får dagligt flere hundrede individuelle “input” (mails/opkald/beskeder/idéer osv.), som vi skal tage os af. Nogle af dem skal vi videregive til andre, måske i specifikke fora, og andre har vi givet videre og venter på feedback omkring.
“Det var jo DET, jeg skulle huske at spørge om!” udbrød min hjerne. Som altid kom denne åbenbaring 5 minutter efter mødet var ovre.
Det er svært at huske at få sagt det hele, når du endelig har kollegernes opmærksomhed. Mange har desuden en indre modstand mod at uddelegere opgaver – bliver det mon klaret i tide?
De rette listetyper
At glemme at bringe tingene op, når vi har den rette persons opmærksomhed (eller i diverse møder), kan have mange konsekvenser. Udover at blive skuffet over sig selv, forsinker du måske projektet, fordi du ikke fik bragt emnet op i tide på mødet. Måske havde du endelig chefens opmærksomhed, men kom først i tanker om det da han sad på flyet igen? Tilsvarende leder de manglende uddelegeringer med tiden til langsommere udførelse af opgaver, længere arbejdstider og i sidste ende måske stress.
Uanset hvordan det specifikt påvirker dig, så er det noget der bør undgås – heldigvis er løsningen ligetil. I GTD har vi to lister, som hjælper dig med at få disse ting ud af hovedet og parkeret i dit system, så din hjerne kan fokusere på vigtigere ting.
Agenda-lister
Agenda-lister er lister med emner, du skal snakke med personer om eller bringe op i møder. De fleste har glæde af at lave en agenda-liste til eksempelvis et ugentligt personalemøde, en liste til chefen, en liste til partneren osv.
FOR EKSEMPEL Du står for at bestille nye skriveborde til afdelingen. Du har fundet to muligheder, hver har deres fordele, og den næste handling vil for dig nu være at diskutere dem med din chef. Hvis det bedste vil være kort at tale med hende om det, så skriv det på en agenda-liste til din chef. Næste gang du er sammen med din chef kan du gennemgå denne liste og få afklaret dette og evt andre emner med hende. (Se også billedet til denne artikel som eksempel på agenda-lister)
Venter-På-listen
Venter-På-listen bruger du i de tilfælde, hvor du har bedt en anden foretage den næste handling og afventer, at de vender tilbage. De fleste bruger en enkelt liste til formålet, hvor de noterer datoen for forespørgslen, hvem de har bedt om noget og hvad de har bedt dem om.
FOR EKSEMPEL Du står for at etablere samarbejdet med en ny leverandør. Du har lavet et oplæg med dine kolleger og har nu brug for din chefs OK før du går videre med det. I dette tilfælde vil det måske være lettest at lade hende læse det igennem ved lejlighed, så du sender oplægget via e-mail og noterer på din Venter-på, at du afventer hendes feedback. I løbet af ugen kan du løbe hen over listen og vurdere, om det er nødvendigt at følge op med hende, hvis hun endnu ikke har svaret (og hvis hun har, kan du slette hende fra listen igen).
Prøv disse lister i din egen hverdag: Opret listerne i et program, begynd at bruge dem og læg mærke til, hvordan din underbevidsthed også hjælper dig med at udfylde dem. Udover at få tingene ud af hovedet og dermed undgå at gå og bekymre dig, så vil du også fremstå langt mere professionel, fordi du effektivt kan gennemgå alle dine emner uden at spilde modtagerens tid. Specielt for ledere er det desuden vigtigt at være ekstra opmærksom på håndtering af uddelegeringer.
Afslutningsvis et Pro-tip: Når du har en persons opmærksomhed, kan du se både på Agenda-listen og scanne henover Venter-på-listen for at se, om der evt. var noget, du ellers afventer fra ham/hende.
Hvis du er nysgerrig efter, hvordan du ellers får tingene ud af hovedet kan du læse mere i vores gratis e-bog.
